Visão geral Admin

O Painel Admin é a interface utilizada pelos gestores e colaboradores de uma empresa que utiliza o Organizap. Ele é segmentado para permitir tanto a operação diária quanto a configuração estratégica do negócio.

Entendendo os Níveis de Acesso

Para garantir a segurança dos dados e a organização da equipe, o painel do Tenant é dividido em três níveis hierárquicos de permissão:

1. Administrador (Gestor)

• Função: Responsável pela configuração estratégica da conta.
• Permissões: Tem acesso total e irrestrito a todos os menus e configurações. É o único que pode conectar canais (WhatsApp), gerenciar assinaturas e alterar configurações de API e Webhooks.

2. Supervisor

• Função: Perfil intermediário focado na gestão de pessoas e análise de métricas, sem poder alterar configurações estruturais críticas (como desconectar canais ou apagar a conta).
• Regra de Visualização de Tickets:
• Padrão: O Supervisor visualiza todos os tickets e atendimentos (semelhante ao Admin).
• Restrito: Existe uma configuração específica em Configurações > Geral chamada "Remover privilégios de visualização do supervisor". Se ativada, o supervisor passa a ver apenas os tickets vinculados a ele ou à sua fila, comportando-se como um usuário comum neste aspecto.

3. Usuário (Atendente)

• Função: Focado exclusivamente na operação de atendimento.
• Permissões: Acesso restrito aos menus operacionais. Não visualiza relatórios gerenciais, configurações de sistema ou gestão de outros usuários.

Estrutura de Menus

O sistema Organizap organiza as funcionalidades em oito menus principais. A visibilidade destes menus varia de acordo com o nível de acesso.

1. Menus Operacionais (Visíveis para Todos)

Estes menus são voltados para a execução do dia a dia.

1. Principal
• Home: Tela inicial de boas-vindas.
• Dashboard: Indicadores e métricas em tempo real.

• Atendimentos: Central de chat e gestão de tickets.
• Chat Privado: Comunicação interna entre membros da equipe.
• Contatos: Lista e gestão de clientes.
• Comunicação e Marketing
• Campanhas: Criação de ações de marketing.
• Envio em Massa: Disparos de mensagens para listas.
• Galeria: Armazenamento de arquivos de mídia.
• Grupos: Gestão de grupos de chat.
• Instagram / TikTok / YouTube: Integrações com redes sociais.
• Mensagens Rápidas: Atalhos para respostas padronizadas.
• Gestão
• Agenda: Compromissos e lembretes.
• Funil / Kanban: Visualização do processo de vendas ou processos internos.
• Tarefas: Gestão de atividades pendentes.
• Conta
• Informações do plano e perfil logado.

2. Menus Administrativos (Restritos)

Estes menus contêm configurações que alteram o comportamento do sistema. Por padrão, são visíveis apenas para Admin (e parcialmente para Supervisor, dependendo das permissões concedidas).

1. Administração
• Canais: Configuração de conexões (WhatsApp, etc).
• Equipes: Organização de departamentos.
• Usuários: Cadastro e permissões de colaboradores.
• Automação
• Agendamentos: Mensagens programadas para envio futuro.
• Aniversários: Automação de mensagens para datas comemorativas.
• Chat Flow: Construtor de fluxos inteligentes de atendimento.
• Gestão Comercial
• Avaliações: Feedback dos atendimentos realizados.
• Etiquetas: Tags para organização de conversas.
• Fechamento: Registro de conclusão de tickets.
• Filas / Horário de Atendimento: Regras de distribuição e disponibilidade.
• Log de Ligações / Notas / Protocolos: Registros históricos e auditoria.
• Relatórios: Extração de dados gerenciais.
• WaVoIP: Recursos de telefonia integrada.
• Configuração
• API: Chaves de integração para sistemas externos.
• Configurações: Ajustes globais do sistema.
• Log de Auditoria: Histórico de ações realizadas no painel.

Administração — Painel Admin

O menu Administração reúne as configurações estruturais da sua operação no Organizap. É a partir daqui que você cria canais, organiza equipes e cadastra os usuários (atendentes) que vão operar o sistema.

Canais

Os Canais são as conexões do Organizap com cada número de WhatsApp da sua empresa. Cada canal representa uma "linha" ativa que pode receber e enviar mensagens.

O que você consegue fazer:

• Conectar um novo número: gere o QR Code para vincular um WhatsApp à plataforma.
• Desconectar / reconectar: útil em manutenções ou quando o aparelho fica offline por muito tempo.
• Definir o tipo de canal: WhatsApp comum, WhatsApp Business API (WABA), ou outros canais (Instagram, TikTok, YouTube) conforme seu plano.
• Renomear o canal: dê apelidos descritivos como "Vendas SP", "Suporte Premium", "Pós-venda" para facilitar a organização da equipe.
• Status da conexão: acompanhe se cada canal está online, em conexão ou desconectado.

⚠️ Apenas o Administrador pode conectar ou remover canais. Esta é uma ação crítica que impacta toda a operação.

Equipes

As Equipes (também chamadas de departamentos) permitem organizar os atendentes por área de atuação — Vendas, Suporte, Financeiro, Cobrança, etc.

Para que servem:

• Direcionar atendimentos: mensagens que chegam podem ser automaticamente distribuídas para a equipe correta.
• Relatórios segmentados: veja a performance de cada equipe separadamente.
• Permissões granulares: restrinja o que cada equipe pode visualizar ou editar.

Boas práticas:

• Crie equipes baseadas em função, não em pessoas. Isso facilita a troca de membros sem ter que reconfigurar regras.
• Mantenha o nome curto e claro. Ex: "Vendas-PJ", "Suporte-N1", "Financeiro".

Usuários

A área de Usuários é onde você cadastra cada colaborador que vai operar o Organizap.

Ao cadastrar um usuário, você define:

• Dados básicos: nome, e-mail (que será o login) e senha inicial.
• Perfil de acesso: Administrador, Supervisor ou Usuário (atendente).
• Equipes/Filas: quais departamentos esse usuário atende.
• Canais permitidos: em quais conexões WhatsApp ele pode trabalhar.
• Limites: número máximo de atendimentos simultâneos.
• Horário de trabalho: quando ele está disponível para receber novos tickets.

Boas práticas:

• Use sempre o e-mail corporativo do colaborador como login.
• Configure perfis com o mínimo de permissões necessárias para a função.
• Quando alguém sair da empresa, desative o usuário em vez de excluí-lo — assim você preserva o histórico de atendimentos.

Automação

O menu Automação é o cérebro do Organizap. Aqui você configura todo o comportamento automático do sistema — desde mensagens programadas até robôs de atendimento que conversam com seus clientes 24/7.

Agendamentos

Mensagens programadas para envio futuro. Ideal para lembrar clientes de consultas, agendar comunicados ou disparar follow-ups.

Como funciona:

• Escolha o contato e o canal que enviará a mensagem.
• Defina data e hora exatas do envio.
• Escreva a mensagem (com ou sem mídia anexa).
• O sistema dispara automaticamente no momento programado, mesmo com o navegador fechado.

Casos de uso comuns:

• Lembretes de consulta / agendamento 24h antes.
• Mensagens de cobrança em datas específicas.
• Comunicados programados para horário comercial.
• Follow-up automático pós-venda.

Aniversários

Mensagens automáticas disparadas no aniversário de cada contato.

Configuração:

• Cadastre a mensagem padrão que será enviada (com variáveis como {nome}).
• Defina o horário do disparo (por exemplo, 9h da manhã).
• Escolha qual canal enviará a saudação.
• O sistema cruza automaticamente a data com os contatos cadastrados.

💡 Os aniversários precisam estar preenchidos no cadastro dos contatos. Você pode importá-los em lote via planilha ou pela API.

Chat Flow (Fluxos Inteligentes)

O Chat Flow é o construtor visual de robôs de atendimento. Ele permite criar fluxos completos de conversa — desde um menu de opções até integrações com sua API externa.

Gerenciando os fluxos

Na tela de Chat Flow você consegue:

• Criar novos fluxos do zero com um editor arrastar-e-soltar.
• Editar fluxos existentes modificando blocos sem afetar conversas em andamento.
• Ativar / desativar cada fluxo individualmente.
• Duplicar fluxos para criar variações.
• Vincular o fluxo a um canal específico ou a uma fila.

Etapas para criação do fluxo

A criação de um fluxo segue uma lógica de blocos conectados:

1. Início: o gatilho (mensagem recebida, palavra-chave ou hora do dia).
2. Mensagens: texto, áudio, imagem ou documento enviado ao cliente.
3. Decisões: menus de opções (1, 2, 3...) que ramificam a conversa.
4. Condições: verificações como "se o cliente já tem ticket aberto, faça X".
5. Ações: transferir para atendente humano, abrir ticket, atualizar dados.
6. Integrações: chamar uma API externa, ChatGPT, Dialogflow ou N8N.
7. Fim: encerrar a conversa ou repassar para a fila correta.

Distribuição sequencial do Chatbot

Quando o fluxo precisa repassar o cliente para um atendente humano, o Organizap distribui em modo sequencial:

• O sistema mantém um índice do "próximo atendente da fila".
• Cada novo ticket vai para o próximo da lista, garantindo distribuição justa.
• Atendentes offline ou fora do horário de trabalho são automaticamente pulados.
• O ciclo recomeça quando todos receberam pelo menos um ticket.

Possíveis erros do Chatbot nativo

Os erros mais comuns ao montar fluxos são:

• Bloco sem conexão: uma decisão sem saída faz o fluxo "travar". Sempre conecte todas as opções.
• Loop infinito: dois blocos apontando um para o outro sem saída. Sempre tenha um caminho de "encerrar" ou "transferir".
• Palavra-chave duplicada: dois fluxos com o mesmo gatilho. O sistema usa o primeiro encontrado.
• Fluxo não ativado: depois de salvar, é preciso clicar em Ativar para o fluxo entrar em produção.

🔧 Sempre teste o fluxo em um número próprio antes de ativá-lo para o público. Use um canal de teste se possível.

Gestão Comercial

A área de Gestão Comercial reúne as ferramentas que organizam, qualificam e medem o atendimento. É onde você define como os tickets são distribuídos, como o time se reporta e como você extrai inteligência dos dados.

Operação

Etiquetas

As Etiquetas (tags) são marcadores coloridos aplicados a tickets e contatos para classificá-los rapidamente.

Para que servem:

• Segmentar contatos: Cliente, Lead Quente, Inadimplente, VIP.
• Filtrar relatórios: veja apenas tickets etiquetados como "Urgente".
• Direcionar fluxos: automatize ações baseadas em etiquetas.

Boas práticas:

• Use poucas etiquetas e bem definidas — mais que 20-30 fica difícil de gerenciar.
• Padronize a cor por categoria (ex: vermelho = urgente, verde = resolvido).
• Documente o significado de cada etiqueta no manual interno da equipe.

Fechamentos (Mensagens de Fechamento)

Quando um atendimento é encerrado, o Organizap pode disparar uma mensagem de fechamento personalizada — agradecendo o contato e pedindo avaliação.

O que configurar:

• Mensagem padrão: texto exibido ao final de cada atendimento.
• Mensagem por fila: diferente para Vendas vs Suporte, por exemplo.
• Pedido de avaliação: botão de 1 a 5 estrelas anexado automaticamente.
• Motivo de encerramento: lista de razões para o atendente classificar o ticket antes de fechar.

Filas

As Filas são listas de espera de atendimento — cada uma associada a uma equipe ou tipo de serviço.

Configurando filas:

• Nome da fila e cor identificadora.
• Atendentes vinculados que recebem tickets dessa fila.
• Regra de distribuição: sequencial (round-robin), por carga ou manual.
• Limite de tickets simultâneos por atendente dentro da fila.
• Mensagem de boas-vindas automática quando o cliente cai na fila.

Horários de Atendimento

Define quando sua operação está disponível. Fora do horário, o Organizap pode disparar mensagens automáticas avisando.

Configuração:

• Horário por fila: Vendas das 8h às 18h, Suporte 24/7.
• Dias da semana ativos.
• Feriados (calendário personalizado).
• Mensagem fora do horário: "Estamos fechados. Retornaremos amanhã a partir das 9h."

Notas

As Notas são anotações internas que os atendentes fazem em um ticket — visíveis apenas para a equipe, nunca para o cliente.

Casos de uso:

• "Cliente já reclamou disso 3 vezes este mês."
• "Aprovado desconto de 10% pelo gerente João."
• "Pendente: aguardando retorno do financeiro."

📝 As notas ficam vinculadas ao ticket e podem ser pesquisadas depois — uma fonte importante de histórico.

Produtos WooCommerce

Integração nativa com lojas virtuais WooCommerce. Permite que atendentes consultem o catálogo de produtos diretamente no chat.

O que dá pra fazer:

• Buscar produtos por nome ou SKU durante o atendimento.
• Enviar link do produto com imagem para o cliente.
• Consultar estoque e preço em tempo real.
• Acompanhar pedidos vinculados ao número do cliente.

Análises e Registros

Avaliações de Atendimento

Quando o cliente responde a pesquisa NPS/CSAT enviada após o fechamento, a avaliação fica registrada aqui.

O que você vê:

• Nota dada (1-5) por ticket.
• Comentário do cliente (se houver).
• Atendente responsável pelo atendimento avaliado.
• Filtros por período, fila e atendente.

Log de Ligações

Registro completo de todas as chamadas de voz feitas pela plataforma (via WaVoIP).

Dados registrados:

• Número discado / recebido
• Atendente responsável
• Duração da chamada
• Resultado (atendida, perdida, ocupado)
• Gravação (quando habilitada)

Painel de Atendimentos

Visão consolidada e em tempo real de todos os atendimentos em andamento na sua operação.

Visualização:

• Quem está atendendo o quê neste momento.
• Tempo de espera médio por fila.
• Tickets sem atendente (esperando distribuição).
• Filtros rápidos: por status, fila, canal.

Ideal para o supervisor acompanhar a operação ao vivo e intervir quando necessário.

Protocolos

Cada ticket pode gerar um número de protocolo único — útil para empresas que precisam de rastreabilidade formal (operadoras, serviços públicos, etc).

Configuração:

• Formato do protocolo: prefixo, número sequencial, ano.
• Quando gerar: na abertura do ticket ou no encerramento.
• Reenvio automático para o cliente por mensagem.

Relatórios

A central de inteligência da operação. Aqui você extrai dados gerenciais detalhados.

Tipos de relatório:

• Por atendente: tickets, tempo médio, avaliação.
• Por fila/canal: volume, tempo de resposta, taxa de abandono.
• Por período: comparativos semanais, mensais, anuais.
• Por etiqueta: distribuição de classificações.
• Por motivo de fechamento: principais causas de encerramento.

Exportável para CSV / Excel / PDF.

WaVoIP

Gerenciamento da telefonia integrada — chamadas de voz feitas dentro do próprio Organizap, sem precisar de aplicativos externos.

O que dá pra fazer:

• Ligar para um contato direto pelo perfil dele.
• Receber chamadas de clientes pelo navegador.
• Gravar chamadas (com aviso ao cliente).
• Histórico completo no Log de Ligações.

Configuração

O menu Configuração centraliza todos os ajustes técnicos e estruturais da sua conta no Organizap. É aqui que você integra com sistemas externos, configura webhooks, define comportamentos globais e audita o que acontece na plataforma.

API

A seção API disponibiliza o token de integração da sua conta para conectar o Organizap a sistemas externos (ERPs, CRMs, sites, etc).

O que você consegue fazer:

• Gerar / regenerar o Bearer Token de autenticação.
• Definir webhooks para receber eventos (mensagens recebidas, tickets abertos, etc).
• Consultar limites de uso e estatísticas da API.

⚠️ Guarde o token em local seguro. Regenerar invalida o anterior imediatamente.

Configurações Gerais

Gerais

Ajustes globais que afetam toda a operação:

• Nome da empresa / razão social exibida nas comunicações.
• Fuso horário padrão do sistema.
• Idioma da interface.
• Logotipo e cores da marca exibidos no painel.

Visibilidade de Tickets para Atendentes

Define o que cada perfil "Usuário" enxerga:

• Apenas seus tickets: o atendente vê só os tickets onde ele é responsável.
• Tickets da fila: vê tudo dentro das filas em que está vinculado.
• Todos os tickets: vê toda a operação (raro, geralmente só Supervisor).

Transbordo de Mensagem (Processo de Seleção)

Quando um cliente envia mensagem, o sistema precisa decidir para qual atendente direcionar. As regras de transbordo definem essa lógica:

1. Última conversa: se o cliente já falou com um atendente, vai para o mesmo.
2. Carteira (wallet): se o cliente está vinculado a um atendente específico, vai pra ele.
3. Fila ativa: vai para o próximo atendente disponível na fila correta.
4. Distribuição sequencial: balanceia entre todos os atendentes ativos.

Remover Privilégios de Visualização do Supervisor

Quando ativada, o Supervisor passa a ver apenas tickets vinculados a ele ou à sua fila — comportando-se como um atendente comum.

SMTP

Configuração do servidor de e-mail para envios automáticos (avaliações, relatórios, recuperação de senha).

Campos necessários:

• Servidor SMTP (ex: smtp.gmail.com)
• Porta (587 para TLS, 465 para SSL)
• Usuário e senha do e-mail
• E-mail remetente padrão
• Nome remetente exibido

Bots e IA

Integrações com provedores de inteligência artificial e plataformas de chatbot externas.

Integrações disponíveis:

• ChatGPT / OpenAI: assistente de IA para responder clientes ou ajudar atendentes.
• Dialogflow (Google): NLP avançado da Google.
• Dify: plataforma de agentes de IA personalizados.
• N8N: automação de workflows complexos.
• Typebot: construtor visual de chatbots externos.

Copiloto de IA

O Copiloto é o assistente integrado que ajuda o atendente humano em tempo real:

• Sugere respostas baseadas no histórico do cliente.
• Resume o ticket se for muito longo.
• Traduz mensagens automaticamente.
• Detecta sentimento do cliente (raiva, satisfação, neutralidade).

Configurável por fila ou por atendente individualmente.

Integrações

Webhooks

Receba notificações em tempo real no seu sistema. Cada evento (nova mensagem, ticket aberto, ticket fechado, avaliação recebida) dispara um POST HTTP para a URL que você cadastrar.

Meta (WhatsApp Business API)

Integração com a API oficial do WhatsApp Business via Meta. Necessária para envio de templates HSM, mensagens proativas e operação em escala.

Evolution

Conector com Evolution API — uma alternativa popular para conectar números WhatsApp não-oficiais com alta estabilidade.

Wuzapi

Outro conector WhatsApp via biblioteca whatsmeow, alternativa para casos específicos de integração.

Hub NotificaMe

Plataforma de notificações omnichannel — permite enviar mensagens via WhatsApp, SMS, e-mail e push pelo mesmo endpoint.

SMS

Integração com gateways de SMS para envio de mensagens de texto tradicionais como fallback ou complemento.

GroqCloud

Provedor de inferência de IA ultrarrápida — alternativa ao OpenAI para casos que exigem baixa latência.

CRM

Gerenciar Kanban (Clássico)

Configure os quadros Kanban que aparecem no menu Funil:

• Colunas (etapas): Novo Lead, Em Negociação, Proposta Enviada, Fechado.
• Cores e ícones de cada etapa.
• Regras de movimentação: quem pode arrastar entre colunas.
• Automações por coluna: ex: ao mover para "Fechado", marcar ticket como resolvido.

Demanda

Configuração de tipos de demanda — categorizações para classificar a necessidade do cliente (Compra, Suporte, Reclamação, Dúvida, etc).

Variáveis

Campos personalizados de contato. Crie variáveis customizadas como "CNPJ", "Aniversário do filho", "Plano contratado" — que ficam disponíveis no cadastro de cada contato e podem ser usadas em fluxos e templates.

Sessões

Listar Sessões

Visualize todas as sessões WhatsApp ativas na conta:

• Status de cada uma (online, offline, em conexão).
• Última atividade registrada.
• Reiniciar / forçar reconexão quando necessário.
• Logs de eventos da sessão.

Log de Auditoria (Admin)

Registro completo de todas as ações realizadas no painel administrativo:

• Quem alterou uma configuração e quando
• Quem adicionou ou removeu usuários
• Mudanças em filas, etiquetas, integrações
• Logins e logouts dos atendentes

Essencial para conformidade, segurança e investigação de incidentes.

Home e Dashboard

A área Principal é o ponto de partida de qualquer usuário no Organizap — onde ele aterrissa ao fazer login e onde acompanha em tempo real o status da operação.

Home

A tela inicial de boas-vindas mostra:

• Atalhos rápidos para as funções mais usadas pelo perfil do usuário.
• Avisos do sistema (manutenções programadas, novidades, atualizações).
• Status pessoal — quantos tickets estão atribuídos a você no momento.
• Notificações recentes que precisam de atenção.

💡 Para o atendente, a Home funciona como uma "mesa de trabalho" — ele vê de relance o que precisa fazer hoje.

Dashboard

O Dashboard é o painel de indicadores em tempo real. Diferente de relatórios (que olham para o passado), o dashboard mostra o agora da operação.

Indicadores principais:

• Tickets abertos vs em atendimento vs aguardando.
• Tempo médio de resposta da equipe nas últimas horas.
• Volume por canal (qual WhatsApp está recebendo mais agora).
• Atendentes online e sua produtividade do dia.
• Conversas em fila esperando distribuição.
• Avaliações recentes com nota e comentário.

Filtros disponíveis:

• Por período (hoje, semana, mês personalizado).
• Por fila (Vendas, Suporte, Financeiro).
• Por canal (qual número WhatsApp).
• Por atendente específico.

Visualizações:

• Cartões de métricas principais no topo.
• Gráficos de evolução (linha do tempo de atendimentos).
• Gráfico de pizza distribuindo por canal/fila.
• Tabela detalhada com drill-down por linha.

O Dashboard é a primeira tela aberta pelo Supervisor todo dia — é dali que ele decide onde intervir.

Barra de Ferramentas Geral

A barra superior que aparece em todas as telas do sistema. Concentra ações rápidas independentes da área onde você está:

Elementos da barra:

• Logo + Nome da empresa — clicável, volta para a Home.
• Busca global — encontra contatos, tickets e mensagens em toda a base.
• Status do usuário (Online, Ocupado, Offline) — controla se você recebe novos tickets.
• Notificações com badge indicando quantas pendentes.
• Atalho para Chat Privado com a equipe.
• Menu do perfil — alterar foto, senha, sair do sistema.

Indicadores na barra:

• 🟢 Verde: você está online e disponível.
• 🟡 Amarelo: ocupado (não recebe novos tickets, mas pode trabalhar nos atuais).
• 🔴 Vermelho: offline (a operação não conta com você para distribuição).

⚠️ Sair do sistema automaticamente marca você como Offline. Lembrar de marcar Online no início do expediente.

Atendimento

O menu Atendimento é o coração operacional do Organizap. É onde o atendente passa a maior parte do dia — conversando com clientes, gerenciando tickets e organizando a base de contatos.

Tela de Atendimento

A interface principal de chat. Dividida em três colunas:

• Coluna esquerda: lista de tickets (filtros por status, fila, atendente).
• Coluna central: conversa atual com o cliente.
• Coluna direita: detalhes do contato e do ticket.

Menu dos Atendimentos

Filtros no topo da coluna esquerda:

• Em atendimento: tickets ativos atribuídos a você.
• Aguardando: tickets na fila esperando atendimento.
• Resolvidos: tickets já fechados (consulta histórica).
• Grupos: conversas em grupos de WhatsApp.
• Privado: chats internos com a equipe.

Barra de Mensagem

Onde você digita e envia mensagens:

• Campo de texto com suporte a formatação (negrito, itálico, riscado, código).
• Anexar arquivo (clipe) — imagens, vídeos, áudios, documentos.
• Gravar áudio (microfone) — sem precisar de aplicativo externo.
• Emojis e figurinhas.
• Mensagens rápidas — atalhos pré-cadastrados acessados por / ou :.
• Localização — enviar mapa com coordenadas.
• Contato (vCard) — enviar o contato de outra pessoa.
• Assinatura — texto automático adicionado ao final de cada mensagem.

Acesso Rápido

Atalhos contextuais que aparecem durante o atendimento:

• Encerrar ticket (com motivo de fechamento).
• Transferir para outro atendente ou fila.
• Aplicar etiqueta rapidamente.
• Adicionar nota interna.
• Agendar mensagem para enviar depois.
• Marcar como spam / bloquear contato.

Detalhes do Contato

Painel lateral com tudo que se sabe do cliente:

• Dados cadastrais: nome, telefone, e-mail, CPF, empresa.
• Histórico: todos os tickets anteriores deste contato.
• Etiquetas aplicadas.
• Notas internas acumuladas ao longo do tempo.
• Variáveis personalizadas (campos customizados criados pela admin).
• Mover entre etapas do Kanban / Funil.

Atendimento WABA (API Oficial do WhatsApp)

Quando o canal usa a API Oficial do WhatsApp Business, regras especiais aplicam-se:

• Janela de 24h: depois que o cliente envia mensagem, você tem 24h para responder livremente. Após esse prazo, só pode enviar templates aprovados (HSM).
• Templates: mensagens estruturadas pré-aprovadas pela Meta — usadas para retomar conversas ou disparos proativos.
• Botões interativos: WABA permite enviar mensagens com botões clicáveis e listas selecionáveis (recurso oficial).
• Cobrança por conversa: Meta cobra por categoria (utility, marketing, service) — controle disponível no Organizap.

Atendimentos via Ligação (WaVoIP)

Telefonia integrada — chamadas de voz sem precisar de outro app:

• Ligar para o contato direto do perfil dele.
• Receber chamadas com pop-up no navegador.
• Transferir chamada para outro atendente em andamento.
• Gravar a ligação (com aviso ao cliente).
• Anotações em tempo real durante a chamada.

Tipos de Arquivos Suportados para Envio

⚠️ Tamanhos podem variar conforme o canal (WhatsApp comum, WABA, etc).

Visualização de Grupos

Quando você opera grupos de WhatsApp:

• Lista de participantes com indicação de quem é admin.
• Histórico completo das mensagens trocadas.
• Mencionar membros com @.
• Estatísticas: participantes mais ativos.
• Configurações: apenas admins falam, alterar título/imagem, link de convite.

Chat Privado

Mensagens internas entre os membros da equipe. Funciona dentro do Organizap, sem precisar de Slack ou outro aplicativo.

Funcionalidades:

• Mensagens diretas (1 para 1) com qualquer colega de empresa.
• Grupos internos por departamento ou projeto.
• Compartilhar arquivos internos (sem ir para o cliente).
• Citar tickets com link clicável para o ticket original.
• Status de presença (online/ocupado/offline) de cada colega.

💡 Útil para escalonamento rápido: "@João, posso te transferir esse cliente? Ele tem dúvida sobre o produto X."

Contatos

A central da base de clientes. Aqui você consulta, cria, edita e organiza todos os contatos.

O que dá pra fazer:

• Buscar por nome, telefone, CPF, e-mail ou variável customizada.
• Filtrar por etiqueta, kanban, fila ou atendente responsável.
• Importar em lote via planilha CSV/XLSX.
• Exportar segmentos para campanhas externas.
• Mesclar contatos duplicados quando aparecem com mais de um número.
• Bloquear contatos indesejados (spam).

Restrição de Acesso a Contatos

Por padrão, atendentes veem toda a base de contatos. Mas é possível restringir:

• Por carteira (wallet): o atendente só vê contatos vinculados a ele.
• Por fila: só vê contatos com algum ticket aberto na sua fila.
• Por etiqueta: só vê contatos com determinadas tags.

Configuração feita pelo Admin em Configurações → Geral.

Comunicação e Marketing

Aqui ficam as ferramentas para se comunicar ativamente com a base — disparos em massa, campanhas estruturadas, gestão de grupos e biblioteca de mensagens prontas.

Campanhas (Disparo em Massa)

As Campanhas são envios planejados, com etapas, métricas e segmentação. Diferente do envio em massa "cru", aqui você cria uma campanha nomeada com começo, meio e fim — e acompanha o resultado.

Estrutura de uma campanha:

1. Nome e descrição — identificação interna.
2. Canal de envio — qual número WhatsApp dispara.
3. Lista de contatos — quem vai receber (importada ou filtrada).
4. Sequência de mensagens — até 3 mensagens consecutivas (texto, mídia, áudio).
5. Intervalo entre envios — segundos entre cada disparo para evitar bloqueios.
6. Data/hora de início — agendar para horário comercial, por exemplo.

Estados da campanha:

• Rascunho: sendo configurada.
• Agendada: aguardando data de início.
• Em execução: disparando agora.
• Pausada: pausada manualmente, pode retomar.
• Concluída: terminou de enviar para toda a lista.
• Cancelada: abortada antes de terminar.

Relatório da campanha:

• Quantos foram entregues vs falhas vs lidas vs respondidas.
• Lista de respostas recebidas com link direto para abrir o ticket.
• Taxa de engajamento geral.

Envio em Massa

Disparo direto e simples — sem o "embrulho" de campanha. Útil para comunicados rápidos.

WhatsApp — Templates (API Oficial)

Para canais WABA (API Oficial), o disparo em massa só funciona com templates aprovados pela Meta.

Fluxo:

1. Escolher o template já aprovado.
2. Preencher as variáveis ({{1}}, {{2}}) com dados da planilha.
3. Carregar a lista de números destinatários.
4. Disparar — Meta processa em alta velocidade.

💰 Lembre-se: WABA cobra por mensagem enviada conforme a categoria do template (utility, marketing, service).

WhatsApp — Sem Variáveis (API Não Oficial)

Para canais comuns (não-WABA), envio simples — mesma mensagem para todos.

Cuidados:

• Intervalo entre envios mínimo de 5-15 segundos para evitar banimento.
• Limite diário sugerido de 500-1000 mensagens por número.
• Aquecimento do número novo (envios graduais nas primeiras semanas).

WhatsApp — Com Variáveis (API Não Oficial)

Disparo personalizado — cada destinatário recebe uma mensagem ligeiramente diferente. Reduz drasticamente o risco de banimento e melhora a taxa de resposta.

Como funciona:

• Use placeholders na mensagem: Olá {nome}, sua fatura de {mes} vence em {data}.
• Faça upload de uma planilha com colunas correspondentes (nome, mes, data).
• O sistema cruza linha a linha e envia o texto personalizado.

💡 Mensagens personalizadas têm 2 a 3x mais taxa de resposta que envios genéricos.

SMS

Disparo via gateway SMS — útil como fallback quando o WhatsApp falha, ou para comunicações que exigem alta deliverability (códigos OTP, alertas críticos).

Galeria

Biblioteca centralizada de mídias para envio.

O que armazenar:

• Imagens de produto, banners, logos.
• Vídeos institucionais ou tutoriais.
• Áudios de saudação ou explicações gravadas.
• Documentos padronizados (catálogos, contratos, propostas modelo).

Vantagens:

• Cadastrar uma vez, usar em qualquer atendimento sem precisar reanexar.
• Atualizar centralmente — se trocar a imagem do produto, toda a equipe usa a nova.
• Categorização por pastas e tags.
• Busca rápida dentro do chat com :.

Gestão de Grupos

Operação avançada para quem usa grupos de WhatsApp como canal de comunicação (comunidades, lojistas, etc).

Grupos e Participantes

• Gerar grupos em massa: criar dezenas de grupos com um clique.
• Listar participantes de qualquer grupo.
• Exportar participantes para CSV.

Manipular Grupos

Alteração em lote de propriedades dos grupos:

• Mudar título de vários grupos ao mesmo tempo.
• Trocar imagem padrão.
• Atualizar descrição.
• Configurar "apenas admins podem enviar mensagens".

Manipular Usuários

Gestão dos participantes em escala:

• Adicionar contatos em massa a um grupo.
• Remover participantes indesejados.
• Promover / rebaixar admins.
• Banir números problemáticos.

Números Banidos

Lista negra — contatos bloqueados de entrar em qualquer grupo da operação.

Quando usar:

• Spammers identificados.
• Concorrentes infiltrados.
• Ex-clientes com histórico negativo.

Palavras Proibidas

Filtro de moderação automática. Mensagens em grupos contendo essas palavras são:

• Apagadas automaticamente pelo bot admin.
• Notificadas ao moderador.
• O usuário pode ser banido após X infrações.

Mensagem de Saudação

Disparada automaticamente quando alguém entra no grupo. Costuma conter:

• Boas-vindas personalizadas.
• Regras do grupo.
• Link para canal de suporte.

Mensagem de Despedida

Disparada automaticamente quando alguém sai do grupo. Útil para:

• Despedir-se cordialmente.
• Pedir feedback do motivo da saída.
• Convidar a voltar (com link).

Mensagens Rápidas

Atalhos de respostas pré-cadastradas. Acionadas com / ou : no chat.

Exemplos:

• /cumprimento → "Olá! Seja bem-vindo à empresa X, como posso ajudar?"
• /horario → "Atendemos de segunda a sexta, das 9h às 18h."
• /precos → "Nossos planos começam em R$ 99/mês. Posso enviar mais detalhes?"
• /feedback → "Avalie nosso atendimento de 1 a 5: [emoji]"

Variáveis suportadas:

• {nome} — nome do contato.
• {atendente} — nome do atendente logado.
• {empresa} — nome da empresa.
• {data} / {hora} — data e hora atuais.

Organização:

• Por categoria: Saudações, Vendas, Suporte, Encerramento.
• Por equipe: mensagens visíveis apenas para Vendas, ou Suporte.
• Privadas: só você acessa (suas mensagens pessoais).

Redes Sociais — Comentários

Quando a operação tem integração com Instagram, TikTok ou YouTube, comentários em posts viram tickets dentro do Organizap.

O que dá pra fazer:

• Responder comentários públicos direto pelo painel.
• Mover para DM (direct message) quando o assunto fica privado.
• Curtir / ocultar / deletar comentários (depende das permissões da rede).
• Centralizar atendimento — Instagram, WhatsApp, TikTok no mesmo ticket.

Gestão

A área de Gestão é onde o atendente organiza o trabalho, acompanha oportunidades de venda e gerencia tarefas pendentes. É a régua de produtividade dentro do Organizap.

Agenda

Calendário integrado para gerenciar compromissos vinculados a contatos.

Funcionalidades:

• Criar agendamentos com título, descrição, contato vinculado, data/hora de início e fim.
• Visualização em calendário (dia, semana, mês).
• Lembretes automáticos disparados antes do compromisso (ver módulo de Automação → Agendamentos).
• Status do compromisso: Agendado, Confirmado, Realizado, Cancelado.
• Notas pós-evento — registro do que foi tratado.

Casos de uso:

• Reuniões com clientes (presenciais ou online).
• Demonstrações de produto agendadas.
• Visitas técnicas.
• Retornos prometidos ("ligo daqui 30 dias para confirmar").

💡 Conecte com Google Calendar via integração nativa para sincronizar com seu calendário pessoal.

Funil de Oportunidades

O Funil (ou Pipeline) é a visão de vendas — onde cada lead/cliente está no processo comercial. Cada oportunidade tem um valor e uma etapa.

1. Configurando seus Funis e Etapas

Antes de usar, configure a estrutura:

• Crie funis diferentes para processos distintos (Vendas B2B, Vendas B2C, Pós-venda, Cobrança).
• Defina as etapas de cada funil (ex: Prospecção → Qualificação → Proposta → Negociação → Fechamento).
• Cores e ícones para cada etapa visualmente distintos.
• Probabilidade de fechamento por etapa (útil para previsão de receita).

2. Criando uma nova oportunidade

Ao identificar um lead promissor, transforme-o em oportunidade:

• Vincule ao contato existente.
• Nome da oportunidade (ex: "Plano Enterprise — Empresa X").
• Valor estimado em R$.
• Etapa inicial no funil.
• Responsável (geralmente o próprio vendedor).
• Previsão de fechamento (data).
• Origem (de onde veio: WhatsApp, indicação, site, anúncio).

3. Visualizando seus funis e oportunidades

Duas visões principais:

• Kanban (cartões): colunas representam as etapas, cartões são as oportunidades. Arrastar e soltar para mover.
• Lista (tabela): ordenável por valor, etapa, responsável, data de fechamento.

Filtros úteis:

• Por responsável (só minhas oportunidades).
• Por valor (acima de R$ X).
• Por etapa (todas em Negociação).
• Por previsão (fechando este mês).

4. Automatizando seu Funil com Ações e Fluxos

Configure automações por etapa:

• Ao mover para "Proposta" → enviar e-mail com proposta padrão.
• Ao mover para "Fechado-Ganho" → disparar mensagem de boas-vindas ao cliente.
• Ao mover para "Fechado-Perdido" → pedir motivo da perda em popup.
• Quando uma oportunidade passar X dias parada → notificar o gestor.

5. Ações em Tickets (Follow-up Automático)

Tickets sem resposta há muito tempo são alertas de oportunidade fria.

Configuração:

• Sem resposta do cliente há X dias → enviar mensagem de retomada.
• Sem ação do atendente há X horas → notificar supervisor.
• Ticket fechado há X dias → pesquisa de satisfação (NPS).
• Aniversário do contato → mensagem personalizada com cupom.

💼 Estatísticas mostram que 80% das vendas precisam de 5+ follow-ups — automação aqui é fundamental.

Kanban de Atendimento

Visualização Kanban dos tickets (não confundir com Kanban de oportunidades).

Como funciona:

• Colunas representam status do ticket: Aguardando → Em Atendimento → Pendente → Resolvido.
• Cartões são os tickets, mostrando nome do cliente, canal e atendente.
• Arrastar e soltar entre colunas atualiza o status automaticamente.
• Cores das colunas alertam visualmente (ex: vermelho para Aguardando há mais de 1h).

Configuração:

• Quem pode arrastar entre quais colunas (permissões).
• Tempo máximo em cada coluna antes de gerar alerta.
• Limite de cartões por coluna (WIP — Work In Progress).

👀 Supervisores adoram essa visão — dá pra ver toda a operação numa tela só.

Tarefas (To Do List)

Gerenciador de atividades pendentes. Não é exclusivamente do atendimento — pode ser usado para qualquer ação interna.

Estrutura de uma tarefa:

• Título e descrição.
• Responsável (atendente que vai executar).
• Prazo (data limite).
• Prioridade (Alta, Média, Baixa).
• Status (Aberta, Em andamento, Concluída).
• Vínculo com contato, ticket ou oportunidade (opcional).

Casos de uso:

• "Ligar para o cliente X amanhã às 14h."
• "Enviar proposta revisada para a Empresa Y até sexta."
• "Atualizar cadastro do contato Z com novo endereço."
• "Treinar equipe sobre novo produto na quarta."

Notificações:

• Lembretes automáticos quando a tarefa está próxima do prazo.
• Alerta quando a tarefa vence sem ser concluída.
• Log de execução fica registrado para auditoria.